E-Rechnungen im Kreditorenprozess: Irrweg PDF!
Die verpflichtende E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF ausgestellt werden; für kleinere Unternehmen (unter 800.000 € Jahresumsatz) gilt diese Möglichkeit noch bis Ende 2027. Spätestens ab 2028 sind aber bei allen B2B-Geschäften grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen verpflichtend.
Eine PDF-Datei stellt in diesem Kontext keine E-Rechnung dar. Nur ein strukturierter Datensatz (z. B. im XML-Format), der automatisiert verarbeitet werden kann, gilt als E-Rechnung. Zur leichteren Darstellung oder Visualisierung bestimmter Rechnungsaspekte ist zusätzlich häufig eine PDF-Datei gewünscht. Diese hat nicht die Funktion einer Rechnung, sondern dient allein der Ansicht.
Nachdem die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung eingeführt ist, stehen nun viele Unternehmen vor dem Rollout der E-Faktura. Erste Praxiserfahrungen zeigen: Technisch funktioniert der XML-Eingang, in der täglichen Verarbeitung dominieren jedoch oft noch die PDF-Darstellungen. Das Problem dabei: Bisher arbeiteten Rechnungsverarbeitende mit OCR-Systemen, die Angaben aus PDF- oder Papierdokumenten auslesen. Im Zweifel galt dabei stets das Dokument als maßgeblich und die im System erfassten Daten als potenziell fehlerhaft. Bei E-Rechnungen kehren sich diese Rollen um. Laut Schreiben des Bundesfinanzministeriums ist bei E-Rechnungen ausschließlich der strukturierte Datensatz rechtsverbindlich. Eine PDF-Darstellung dient lediglich der Ansicht. Typische Risikosituationen sind:
- XML und PDF stimmen nicht überein.
- In der XML-Datei fehlt eine Pflichtangabe, sodass die Rechnung steuerlich nicht ordnungsgemäß ist.
- Bei ZUGFeRD betrachten Mitarbeitende nur die PDF-Ansicht, obwohl die maßgeblichen Rechnungsdaten im XML enthalten sind und die Daten abweichen.
Richten Sie Prüfung, Freigabe und Buchung daher konsequent auf die XML-Daten aus. Nutzen Sie die PDF-Ansicht nur zur Klärung von Abweichungen. Kann Ihre Software die PDF-Darstellung bei E-Rechnungen ausblenden, reduziert das eine Fehlerquelle.
Gleichzeitig bleiben klassische PDF-Rechnungen bis Ende 2027 weiterhin zulässig. Für Rechnungsverarbeitende entsteht dadurch eine Übergangssituation: Es werden gleichzeitig einerseits Rechnungen verarbeitet, bei denen ausschließlich die Systemdaten maßgeblich sind, und andererseits solche, bei denen die Daten aus einem PDF-Dokument ausgelesen werden müssen. Gibt es Systemdaten und wird ein abweichendes PDF ausgelesen, können Fehler entstehen. Prozesse und Schulungen sollten diese unterschiedliche Logik ausdrücklich berücksichtigen.
